رجاءً توقف عن استخدام هذه العبارات في الاجتماعات

يقضي الكثير من المدراء والقيادات وبعض الموظفين الكثير من الأوقات في الاجتماع بشتى أنواعها وكثيراً ما نخرج من هذه الاجتماعات بانطباع سيئ عن مدير الاجتماع من حيث قدرته على إدارة الاجتماع والتعامل مع المشاركين وحسن إدارته للاجتماع وذلك من خلال بعض التصرفات التي يفعلها أو العبارات التي يقولها خلال الاجتماع قد يترك انطباع سيئ عنه وعن الاجتماع ربما بقصد أو بدون قصد، وحتى في حال خروجنا من الاجتماع ونحن مسيطرين عليه بشكل جيد فإن إعادة التفكير والنظر في الكلمات والعبارات التي تستخدم في الاجتماع يجعل من اجتماعاتنا أكثر كفاءة وفاعلية ويخرج الجميع بانطباع أقوى وإنتاجية أعلى ونحن هنا للحديث حول جزء من التغيير الإيجابي للأعمال الإدارية المتمثلة في نطاق الاجتماعات ، وحسب دراسة قامت بها –  Rae Ringel رئيسة شركة مجموعة رينجل  وهي شركة استشارية لتطوير القيادة ومتخصصة في التيسير والكوتشينج والتدريب- على مجموعة من العاملين والزملاء لمعرفة ما الذي يسعدهم أن لا يسمعوه مرة أخرى في الاجتماعات كانت النتائج هي بعض هذه العبارات التي نلخصها في الآتي :

• “سننتظر خمس دقائق حتى يأتي الجميع”

هذه العبارة على الرغم من ظهور أنها عبارة لطيفة وجميلة إلا أنها تحمل في طياتها الكثير من معاني عدم الاحترام والتقدير لوقت أولئك الذين انضموا وحضروا مبكرين في الوقت المحدد، وهي كذلك لا تؤسس لثقافة الالتزام بالمواعيد والاجتماعات، نعم، قد يكون هناك مبرر لدى البعض في التأخر عن الاجتماع للدقائق الأولى ولكن هناك طريقة أخرى سأرشدكم إليها إن كان ولابد من الانتظار للخمس الدقائق الأولى من الاجتماع، أولاً عليك أن تبدأ الاجتماع في الوقت المحدد بشكل علني ثم تتمثل الفكرة في البدء ببعض البنود العامة التي يمكن البدء بها بالعدد الموجود ولا يلزم منه تواجد الجميع مثل أن تطلب من الجميع إغلاق أي وسائل للإزعاج وإعادة ترتيب أوراقهم وتنظيمها حسب جدول الاجتماع، كذلك اغلاق شاشة الكمبيوتر التي أمامهم، أو يمكنك كذلك الطلب منهم بكتابة ما يهدفون إليه ويرغبون بالخروج منه في هذا الاجتماع – طبعاً هذا الورقة لن يطلع عليها أحدٌ غيرهم – ولكن أن يفكر كل واحد منهم في الحلول التي يرغب فيها يمكن أن يكون اداه جيدة للخروج بحلول أسرع في الاجتماع .

• “اضغط على زر فتح الميكرفون من فضلك”

هذه العبارة العبارة غالباً ما نسمعها في الاجتماع عن بعد (ONLINE) سواء على اجتماع Zoom  او Meet وهي تشير إلى أن المتحدث يحتاج إلى النقر فوق زر كتم الصوت ولكن هذه العبارة تشير في مضمونها أيضاً إلى معنى آخر وكأننا نقول للمشارك أنك لا تعرف كيف فتح الصوت ، وهنا يمكن استخدام عبارة ألطف وأكثر تأكيداً مثل “رجاءاً، إذا كنت تتحدث فإنني لا أسمعك ” بدلاً من اخبارك للمتحدث بأن يفتح زر الصوت لديه .

• “سنتحدث في هذا الموضوع مرة أخرى”

هذه العبارة عندما نقولها في وضع سريع وبدون ذكر واضح لكيفية وآلية الحديث عنها ، فهي عبارة تُفهم على أنها رفض لفكرة هذا الشخص أو تأجيلها إلى أجل غير مسمى، ولأن هذه الاجتماعات هي لحل ما يعتبره أي مشارك نقاط مهمه فيمكن تغيير هذه العبارة إلى عبارة أخرى مثلا ً “هذا موضوع مهم ولكنه خارج نطاق اجتماع اليوم، يمكن إدراجه ضمن نقاط الاجتماع القادم أو نجتمع له اجتماع خاص”

• “باقي عشر دقائق من وقت الاجتماع لكنني سأعطيها لكم”

هذا الكلام لا يعني أنني لست مع اختصار وقت الاجتماع والانتهاء منها مبكراً ولكن لو كانت الاجتماعات مجدولة ومزمنة ومحدد فيها كل عنصر كم سيأخذ من الوقت فإن برنامج الاجتماع سيمضي وفق ما هو مقرر له، حتى وإن حصل أنك انتهيت من الاجتماع قبل الوقت المحدد له فكر في قول “هذا رائع، شكراً لكم لأنكم كنتم منتجين لقد انتهينا قبل الوقت المحدد بعشر دقائق، شكراً لحضوركم ومشاركتكم أتمنى لكم يوماً سعيداً”

إن إعادة صياغة العبارات التي نستخدمها في اجتماعاتنا تعطي انطباع افضل لدى المشاركين وتجعلهم اكثر فعالية.

أخيراً: هذه بعض العبارات التي أرجو أن لا نسمعها مرة أخرى في اجتماعاتنا.

والسؤال الذي أطرحه عليك هل هناك عبارات أخرى لا تحب سماعها في الاجتماعات وتؤدي إلى إحباط المشاركين في الاجتماع؟

ارجو إفادتي بها وإرسالها على الايميل a.ayay1977@hotmail.com لتطوير المقالة .