7 قواعد يجب عليك اتباعها عند عقد مؤتمرات الفيديو

وفقًا لبحث حديث أجرته مجلة فوربس، يتفق 80% من الموظفين على أن مؤتمرات الفيديو هي الطريقة المفضلة للتواصل بين الفرق الداخلية، ويتفق 84% على أنها أفضل من مؤتمرات الصوت للتواصل مع أصحاب المصلحة الخارجيين.

مع التحول الذي حدث على مدار العام ونصف العام الماضيين، أصبحت الاجتماعات الافتراضية أمرًا شائعًا لجميع الفرق البعيدة. من اجتماعات مجلس الإدارة إلى Fun-Fridays، أصبح كل شيء افتراضيًا. Zoom وSkype وGoogle Meet هي بعض الأدوات الشائعة التي نقضي عليها الآن ساعات في التعاون مع الفرق الداخلية والخارجية. وبالتالي، أصبحت آداب مؤتمرات الفيديو مهمة لتكون الاجتماعات احترافية ومنتجة.

فيما يلي سبع قواعد آداب شائعة لعقد مؤتمرات الفيديو يجب اتباعها.

1. اختبر التكنولوجيا (الأجهزة والبرامج)

في عصر العمل عن بُعد الحالي، يعتمد الجميع تقريبًا على التكنولوجيا في عملهم المكتبي اليومي. لقد تحولت الاجتماعات الجماعية والفريقية إلى اجتماعات افتراضية عن بُعد. الصعوبات الفنية أمر شائع الحدوث. للتأكد من أن المشكلات الفنية لا تعيق اجتماعاتك، إليك بعض الأشياء التي يجب التحقق منها قبل البدء:

• قم بتثبيت أحدث إصدار من برنامج عقد مؤتمرات الفيديو.
• احتفظ بأداة عقد المؤتمرات مفتوحة قبل بدء الاجتماع، حيث ستعرض معظم الأدوات سلسلة من النوافذ المنبثقة تطلب الوصول إلى بيانات مختلفة
• احتفظ بالكمبيوتر المحمول مشحونًا أو احتفظ بالشاحن في متناول اليد
• تحقق من كاميرا الكمبيوتر المحمول واختبر برنامج تسجيل الفيديو إذا لزم الأمر.
• اختبر ما إذا كان الميكروفون يعمل
• إذا كنت تقدم عرضًا تقديميًا، فاحتفظ بعرضك التقديمي جاهزًا

2. الالتزام بالمواعيد

سواء كان الحضور افتراضيًا أو غير ذلك، فمن غير الضروري أن نقول إن الالتزام بالمواعيد للاجتماعات أمر مهم. لذا، فإن مكالمات الفيديو لا تقل رسمية عن الاجتماعات الشخصية في المكتب. الالتزام بالمواعيد أو بالأحرى الاستعداد قبل بضع دقائق من الاجتماع. استغل فترة السماح، وكما ذكرنا في النقطة أعلاه، تحقق من التكنولوجيا الخاصة بك قبل بدء الاجتماع. سيضمن هذا أن يكون اجتماعك سلسًا دون أي خلل فني. ليس هذا فقط، فبمجرد تفويتك لبداية الاجتماع، يصعب فهم السياق. علاوة على ذلك، عندما تتأخر عن موعد اجتماع الفيديو، فإن ذلك يزعج كل الحاضرين فيه.

لذا فإن الالتزام بالمواعيد هو أحد الجوانب الرئيسية للاجتماعات الافتراضية. كما يُظهر أنك تقدر وقت الجميع.

3. كتم صوتك عندما لا تتحدث

قد يكون العمل من المنزل صاخبًا للغاية في بعض الأحيان مع وجود ضوضاء مختلفة في الخلفية. الأطفال يلعبون في الغرفة الأخرى، والبناء الجاري في الممر المجاور، وشخص يشاهد التلفزيون، وضوضاء المطبخ، ونباح الكلاب، وما إلى ذلك، من بين عوامل التشتيت الشائعة. إذا لم تكن تتحدث، فاعتاد على كتم صوتك أثناء المكالمة. سيمنع ذلك الآخرين في المكالمة من سماع ضوضاء الخلفية المشتتة للانتباه. قم بإلغاء كتم صوتك فقط عندما تتحدث. إذا كنت المتحدث، فاعمل على تقليل أو إزالة ضوضاء الخلفية قبل بدء المكالمة.

قم أيضًا بكتم أي إشعارات عالية على جهازك إذا كنت المتحدث في مكالمة الفيديو.

4. ارتدِ ملابس مناسبة (من الأسفل إلى الأعلى على الأقل)

أصبحت الحاجة إلى الاستعداد للمكتب مفهومًا زائدًا عن الحاجة الآن. مع عمل الجميع عن بُعد، لم يعد الموظفون بحاجة إلى اتباع قواعد اللباس والعمل بأي طريقة يريدونها. لكن السيناريو مختلف قليلاً إذا كنت تشارك في مكالمة فيديو. استعد لمكالمة فيديو بنفس الطريقة كما لو كنت تقابل شخصًا ما شخصيًا. قم بتمشيط شعرك أو تمشيطه، وارتدِ قميصًا مكويًا أو قميص بولو، وكن أنيقًا قدر الإمكان. أنت لا ترتدي ملابس لنفسك فحسب، بل وأيضًا للزملاء والعملاء الذين تتواصل معهم.

5. لا تفوت التواصل البصري

في مكالمة مؤتمرات الفيديو، يرتكب الكثير منا خطأ النظر إلى الفيديو بدلاً من الكاميرا. في حين أننا سنقول إنه ليس خطأ، فإن النظر إلى الشاشة يجعلك تبدو مشتتًا وغير منتبه. بدلاً من ذلك، تدرب على النظر إلى الكاميرا أثناء مكالمة الفيديو. ضع عدسة كاميرا الويب على مستوى العين وانظر إليها أثناء التحدث. سيعطي هذا للآخرين انطباعًا بأنك تحافظ على التواصل البصري بشكل مستمر أثناء المكالمة. يساعدك هذا على إنشاء اتصال مع الحاضرين في اجتماعك.

6. لا تقم بمهام متعددة وكن منتبهًا

توقف عن العمل على أشياء أخرى أو تعدد المهام عندما تكون في مكالمة فيديو كونفرنس. لن تفوتك أشياء مهمة فحسب، بل سيكون من الوقاحة أيضًا القيام بذلك. في اجتماع الفيديو، من السهل جدًا فهم متى تكون منخرطًا في الاجتماع ومتى تشتت انتباهك بفعل شيء آخر. تصرف بنفس الطريقة التي تفعلها في محادثة شخصية وأبق مهامك الأخرى معلقة حتى ينتهي الاجتماع.

7. الإضاءة

تلعب الإضاءة دورًا مهمًا في مكالمة الفيديو. إذا كان الضوء قليلاً جدًا، فستبدو داكنًا، وإذا كان الضوء كثيرًا، فستبدو أبيضًا بشكل غير طبيعي. يجب أن يكون هناك مقدار مثالي من الضوء في المنطقة التي تجري منها مكالمة الفيديو. للتحقق من ظروف الإضاءة، قم بتسجيل الدخول قبل الوقت وتحقق من إعدادات الكاميرا وإضاءتها. اضبطها حتى يظهر وجهك واضحًا وطبيعيًا وغير محبب.

للاطلاع على المقال الأصلي، يمكنك الضغط على الرابط اضغط هنا